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KI-Richtlinie Generator
Eine KI-Richtlinie legt fest, welche KI-Werkzeuge dein Team nutzen darf, welche Daten hinein dürfen, was ein Mensch prüfen muss und an wen man sich wendet. Beantworte die Fragen unten, und du bekommst eine Richtlinie mit neun Abschnitten, die du kopieren, anpassen und einführen kannst.
Sie ist eine Ausgangsstruktur für kleine Organisationen, keine Rechtsberatung. Nichts, was du eingibst, verlässt deinen Browser.
Zuletzt geprüft 24. September 2026
Ein Name oder eine Rolle. Diese Person gibt neue Werkzeuge frei und führt den Schulungsnachweis.
Deine Richtlinie
1. Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt, wie bei [Organisation] KI-Werkzeuge in der Arbeit genutzt werden. Sie gilt für Mitarbeitende, freie Mitarbeitende und Praktikant:innen, auf Firmen- und Privatgeräten, sobald für [Organisation] gearbeitet wird.
2. Freigegebene Werkzeuge
Für die Arbeit dürfen nur diese Werkzeuge genutzt werden: ChatGPT, Claude.
Jedes andere KI-Werkzeug braucht vor der ersten Nutzung eine Freigabe durch [Name oder Rolle].
3. Daten
Personenbezogene Daten, Kundendaten und vertrauliche Geschäftsinformationen dürfen nur in freigegebene Werkzeuge eingegeben werden, die über ein Business-Konto mit Auftragsverarbeitungsvertrag genutzt werden. Nie in ein privates oder kostenloses Konto.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheit, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit und Ähnliches) werden in kein KI-Werkzeug eingegeben.
4. Prüfung durch Menschen
KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Ein Mensch prüft sie, bevor sie verwendet werden für:
- Texte, die die Organisation verlassen (E-Mails, Angebote, Beiträge, Dokumente)
- Code, bevor er ausgerollt wird
- alles, was in eine Entscheidung über eine Person einfließt (Einstellung, Leistung, Vergütung, Kündigung)
Verantwortlich ist, wer das Ergebnis verwendet, nicht das Werkzeug.
5. Transparenz
Wenn Kund:innen oder die Öffentlichkeit in unserem Namen mit einem KI-System interagieren, zum Beispiel mit einem Chatbot, sagen wir das. Inhalte, die im Wesentlichen von KI erzeugt und als Tatsache veröffentlicht werden, kennzeichnen wir.
6. Nicht erlaubt
- KI einsetzen, um am Arbeitsplatz auf Emotionen von Kolleg:innen oder Bewerber:innen zu schließen.
- Passwörter, Zugangsschlüssel oder Zahlungsdaten in ein KI-Werkzeug eingeben.
- Ein KI-Werkzeug im Namen der Organisation etwas versenden, veröffentlichen oder unterzeichnen lassen, ohne dass ein Mensch es freigibt.
7. Schulung und Nachweis
Wer KI-Werkzeuge für die Arbeit nutzt, absolviert vor der ersten Nutzung eine kurze Schulung und eine Auffrischung, sobald sich die freigegebenen Werkzeuge ändern.
[Organisation] dokumentiert, wer wann zu welchem Inhalt geschult wurde. Die Dokumentation führt [Name oder Rolle].
8. Fragen und Vorfälle
Fragen gehen an [Name oder Rolle]. Sind versehentlich personenbezogene oder vertrauliche Daten in ein Werkzeug gelangt, wird das noch am selben Tag an [Name oder Rolle] gemeldet. Frühes Melden ist erwünscht und wird niemandem angelastet.
9. Überprüfung
Diese Richtlinie wird alle 12 Monate überprüft, und früher, sobald ein neues Werkzeug freigegeben wird.
Muster
KI-Richtlinie für Unternehmen: ein vollständiges Muster
Das ist der vollständige Text, den der Generator für ein kleines Unternehmen erzeugt, mit ChatGPT und Claude freigegeben, der Regel mit Business-Konto und allen Prüf-Häkchen gesetzt. Änderst du oben die Antworten, schreibt er sich neu.
1. Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt, wie bei Muster GmbH KI-Werkzeuge in der Arbeit genutzt werden. Sie gilt für Mitarbeitende, freie Mitarbeitende und Praktikant:innen, auf Firmen- und Privatgeräten, sobald für Muster GmbH gearbeitet wird.
2. Freigegebene Werkzeuge
Für die Arbeit dürfen nur diese Werkzeuge genutzt werden: ChatGPT, Claude.
Jedes andere KI-Werkzeug braucht vor der ersten Nutzung eine Freigabe durch die Leitung Betrieb.
3. Daten
Personenbezogene Daten, Kundendaten und vertrauliche Geschäftsinformationen dürfen nur in freigegebene Werkzeuge eingegeben werden, die über ein Business-Konto mit Auftragsverarbeitungsvertrag genutzt werden. Nie in ein privates oder kostenloses Konto.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheit, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit und Ähnliches) werden in kein KI-Werkzeug eingegeben.
4. Prüfung durch Menschen
KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Ein Mensch prüft sie, bevor sie verwendet werden für:
- Texte, die die Organisation verlassen (E-Mails, Angebote, Beiträge, Dokumente)
- Code, bevor er ausgerollt wird
- alles, was in eine Entscheidung über eine Person einfließt (Einstellung, Leistung, Vergütung, Kündigung)
Verantwortlich ist, wer das Ergebnis verwendet, nicht das Werkzeug.
5. Transparenz
Wenn Kund:innen oder die Öffentlichkeit in unserem Namen mit einem KI-System interagieren, zum Beispiel mit einem Chatbot, sagen wir das. Inhalte, die im Wesentlichen von KI erzeugt und als Tatsache veröffentlicht werden, kennzeichnen wir.
6. Nicht erlaubt
- KI einsetzen, um am Arbeitsplatz auf Emotionen von Kolleg:innen oder Bewerber:innen zu schließen.
- Passwörter, Zugangsschlüssel oder Zahlungsdaten in ein KI-Werkzeug eingeben.
- Ein KI-Werkzeug im Namen der Organisation etwas versenden, veröffentlichen oder unterzeichnen lassen, ohne dass ein Mensch es freigibt.
7. Schulung und Nachweis
Wer KI-Werkzeuge für die Arbeit nutzt, absolviert vor der ersten Nutzung eine kurze Schulung und eine Auffrischung, sobald sich die freigegebenen Werkzeuge ändern.
Muster GmbH dokumentiert, wer wann zu welchem Inhalt geschult wurde. Die Dokumentation führt die Leitung Betrieb.
8. Fragen und Vorfälle
Fragen gehen an die Leitung Betrieb. Sind versehentlich personenbezogene oder vertrauliche Daten in ein Werkzeug gelangt, wird das noch am selben Tag an die Leitung Betrieb gemeldet. Frühes Melden ist erwünscht und wird niemandem angelastet.
9. Überprüfung
Diese Richtlinie wird alle 12 Monate überprüft, und früher, sobald ein neues Werkzeug freigegeben wird.
Checkliste
Was eine KI-Richtlinie abdecken muss
Eine Nutzungsrichtlinie beantwortet die Fragen, die sonst jeder jedes Mal anders beantwortet. Diese neun kommen in der Praxis vor:
| Abschnitt | Was er festlegt | Fehlt oft, weil |
|---|---|---|
| Geltungsbereich | Für wen die Regeln gelten und auf welchen Geräten | Freie Mitarbeitende und private Handys vergessen werden |
| Freigegebene Werkzeuge | Welche Werkzeuge erlaubt sind und wer ein neues freigibt | Niemand für die Freigabe zuständig ist |
| Daten | Was in ein Werkzeug darf und über welches Konto | Kostenlose Privatkonten harmlos wirken |
| Prüfung durch Menschen | Welche Ergebnisse ein Mensch vor der Verwendung prüft | Entwürfe still zur Endfassung werden |
| Transparenz | Wann Kund:innen erfahren, dass KI beteiligt ist | Es erst wichtig wird, wenn jemand fragt |
| Nicht erlaubt | Nutzungen, die ganz ausgeschlossen sind | Sie als vage Grundsätze statt als Fälle formuliert werden |
| Schulung und Nachweis | Wer geschult wird und wie das dokumentiert ist | Geschult wird, dokumentiert nicht |
| Vorfälle | Was zu tun ist, wenn versehentlich Daten hineingelangt sind | Leute Fehler verstecken, für die sie Ärger erwarten |
| Überprüfung | Wann die Richtlinie wieder angeschaut wird | Werkzeuge sich schneller ändern als das Dokument |
Datenregel
Strenge Regel oder Regel mit Business-Konto?
Der Generator bietet zwei Datenregeln an, weil die richtige davon abhängt, welche Konten ihr bezahlt.
| Streng | Nur Business-Konten | |
|---|---|---|
| Personen- und Kundendaten | Nie in ein KI-Werkzeug | Nur in freigegebene Werkzeuge mit Business-Konto und Auftragsverarbeitungsvertrag |
| Besondere Kategorien (Gesundheit, Religion und Ähnliches) | Nie | Nie |
| Passt für | Teams mit kostenlosen oder privaten Konten, oder am Anfang | Teams mit Business- oder Team-Tarif und unterschriebenem AVV |
| Preis der Regel | Anonymisieren von Hand | Bezahlte Konten und ein Vertrag pro Anbieter |
KI-Verordnung
KI-Richtlinie und KI-Verordnung 2026
Artikel 4 der KI-Verordnung betrifft die KI-Kompetenz der Menschen, die KI-Systeme bei der Arbeit nutzen. Laut dem Q&A der Europäischen Kommission bleibt KI-Kompetenz nach der Änderung, die Mitte Juli 2026 in Kraft getreten ist, eine Pflicht für Anbieter und Betreiber, ein bestimmtes oder "ausreichendes" Niveau wird aber nicht mehr vorgeschrieben.
Dasselbe Q&A sagt, dass kein Zertifikat nötig ist und Organisationen ihre Schulungen intern dokumentieren können. Abschnitt 7 der Richtlinie und die Vorlage für den Schulungsnachweis unten sind diese Dokumentation.
Unabhängig davon gehört es zu den Praktiken, die die Verordnung verbietet, am Arbeitsplatz mit KI auf Emotionen von Menschen zu schließen, und das gilt seit dem 2. Februar 2025. Deshalb steht es in jeder Fassung der Richtlinie unter "Nicht erlaubt".
Nachweis
Vorlage: Schulungsnachweis zur KI-Kompetenz
Ein Nachweis braucht fünf Spalten und nicht mehr. Eine Zeile pro Person und Schulung, geführt von der Ansprechperson, die die Richtlinie nennt:
| Name | Datum | Werkzeuge | Inhalt | Form und Dauer |
|---|---|---|---|---|
| [Name] | [Datum] | ChatGPT, Claude | Diese Richtlinie, Datenregel, Prüfung durch Menschen | Interne Session, 45 Minuten |
| [Name] | [Datum] | Claude Code | Erlaubte Nutzung, was nicht in Prompts gehört | Online-Kurs, 2 Stunden |
Leg ihn dort ab, wo die Richtlinie liegt. Fragt jemand, wie deine Leute den Umgang mit den Werkzeugen gelernt haben, ist diese Tabelle die Antwort.
Einführung
Eine KI-Richtlinie in fünf Schritten einführen
- 1Frag das Team, welche KI-Werkzeuge es schon nutzt. Die ehrliche Liste ist immer länger als die offizielle.
- 2Leg die freigegebenen Werkzeuge und die Datenregel fest und erzeuge oben die Richtlinie.
- 3Benenne eine Ansprechperson, die neue Werkzeuge freigibt und den Schulungsnachweis führt.
- 4Geh die Richtlinie mit allen in einer kurzen Session durch und trag das als erste Schulung in die Tabelle ein.
- 5Trag das Überprüfungsdatum in den Kalender ein und nimm die Richtlinie wieder vor, sobald ein neues Werkzeug dazukommt.
Branchen
Das Muster anpassen: Agenturen, Vereine, Kanzleien, Schulen
Agenturen
Das Risiko sind Kundenunterlagen. Ergänze, ob Kundendaten überhaupt in ein Werkzeug dürfen, und prüf, was eure Kundenverträge schon zu Unterauftragnehmern und Vertraulichkeit sagen.
Vereine und gemeinnützige Organisationen
Daten von Spender:innen und Betreuten enthalten oft besondere Kategorien. Die strenge Datenregel ist meist der sicherere Start, mit benannten Ausnahmen, sobald Business-Konten stehen.
Kanzleien und Steuerberatung
Berufliche Verschwiegenheitspflichten kommen zum Datenschutz hinzu. Prüf die Hinweise eurer Kammer, bevor ein Mandat in ein Werkzeug geht, und schreib die Antwort in Abschnitt 3.
Schulen
Betroffen sind Schüler:innen, die Richtlinie braucht also ein zweites Publikum. Behalte hier die Richtlinie fürs Kollegium und schreib die Regeln für Schüler:innen getrennt in einfacher Sprache.
Begriffe
Nutzungsrichtlinie, Richtlinie zu generativer KI oder Governance?
Die Begriffe überschneiden sich. Eine Nutzungsrichtlinie, und die schreibt dieser Generator, regelt, wie Menschen KI-Werkzeuge bei der Arbeit nutzen. Eine Richtlinie zu generativer KI ist dasselbe Dokument mit Fokus auf Text- und Bildwerkzeugen. Eine Governance-Richtlinie geht weiter: wie die Organisation KI-Systeme auswählt, baut, überwacht und ihr Risiko bewertet.
Eine kleine Organisation, die KI-Werkzeuge nutzt und keine baut, braucht die erste. Eine Governance-Richtlinie lohnt sich, sobald ihr KI in eigenen Produkten oder in Entscheidungen über Menschen einsetzt.
So funktioniert es
Jede Antwort schaltet einen Textbaustein ein oder aus. Die Datenregel entscheidet zwischen einer strengen Fassung, in der keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten in ein KI-Werkzeug gehen, und einer Fassung mit Business-Konto, in der sie nur in freigegebene Werkzeuge mit Auftragsverarbeitungsvertrag dürfen.
Zwei Abschnitte sind immer dabei, weil sie am häufigsten fehlen: was überhaupt nicht erlaubt ist, und ein Nachweis, wer wann zu den Werkzeugen geschult wurde.
Häufige Fragen
Braucht ein kleines Unternehmen eine KI-Richtlinie?
Sobald mehr als eine Person KI-Werkzeuge für die Arbeit nutzt, ist eine kurze schriftliche Richtlinie der einfachste Weg, sich auf erlaubte Werkzeuge und tabu bleibende Daten zu einigen. Dort liegt auch der Schulungsnachweis, den du zeigst, wenn jemand fragt, wie deine Leute den Umgang mit den Werkzeugen gelernt haben.
Was sagt die KI-Verordnung zur Schulung von Mitarbeitenden?
Artikel 4 der KI-Verordnung betrifft die KI-Kompetenz der Menschen, die KI-Systeme bei der Arbeit nutzen. Das Q&A der Europäischen Kommission zur KI-Kompetenz sagt, dass kein Zertifikat nötig ist und Organisationen ihre Schulungen intern dokumentieren können. Abschnitt 7 der Richtlinie legt diese Dokumentation an.
Was ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ein Vertrag, in dem sich der Anbieter verpflichtet, deine Daten nur nach deiner Weisung zu verarbeiten, wie es die DSGVO verlangt, wenn ein Anbieter personenbezogene Daten für dich verarbeitet. Business- und Team-Tarife der großen KI-Werkzeuge bieten ihn meist an, kostenlose und private Konten meist nicht.
Kann ich den Text ändern?
Ja. Kopier ihn oder lad ihn als Textdatei herunter und bearbeite ihn wie jedes Dokument. Der Generator liefert die Struktur, die Details deiner Organisation gehören hinein.
Gibt es ein kostenloses Muster für eine KI-Richtlinie?
Diese Seite ist eins. Der Generator schreibt aus deinen Antworten eine KI-Richtlinie mit neun Abschnitten, und das vollständige Muster weiter unten ist genau das, was er erzeugt. Kopier es oder lad es als Text herunter.
Was gehört in eine KI-Richtlinie für Unternehmen?
Geltungsbereich, freigegebene Werkzeuge, eine Datenregel, welche Ergebnisse ein Mensch prüft, Transparenz gegenüber Kund:innen, ausgeschlossene Nutzungen, ein Schulungsnachweis, das Vorgehen nach einem Vorfall und ein Überprüfungsdatum.
Brauchen Mitarbeitende ein Zertifikat für die KI-Schulung?
Nein. Das Q&A der Europäischen Kommission zur KI-Kompetenz sagt, dass kein Zertifikat nötig ist und Organisationen ihre Schulungen intern dokumentieren können.
Wie oft sollte eine KI-Richtlinie überprüft werden?
Alle sechs bis zwölf Monate und immer dann, wenn ein neues Werkzeug freigegeben wird. Werkzeuge ändern sich schneller als Dokumente, ein fester Termin im Kalender hält die Richtlinie aktuell.
Weitere kostenlose Tools
Alle kostenlosen ToolsEine Richtlinie ist der Anfang, nicht die Einführung
Ob ein Team KI wirklich gut nutzt, entscheidet die Schulung hinter Abschnitt 7. Genau dafür bauen wir einen Kurs. Setz dich auf die Warteliste, wir schreiben einmal, wenn er startet.
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